Pengaruh Gaya Kepemimpinan terhadap Komunikasi dalam Organisasi
Sarah Siti J (155254025)
Jurusan Administrasi Niaga Program Studi D-IV Administrasi Bisnis
Politeknik Negeri Bandung
ABSTRACT
This study aimed at identifying the effect of leadership style toward working climate includes the communication between the leaders and the employees and also among the employees. The finding of this research indicated that there was a positive effect of leadership style toward working climate, but climate was also affected by variables other than leadership style, such as work motivation, work environment, work ethics, and so on.
Kata Kunci: Gaya kepemimpinan, pemimpin, iklim kerja, komunikasi kantor, karyawan,organisasi
PENDAHULUAN
Pemimpin dalam suatu organisasi atau lembaga merupakan penggerak, pengarah. Kepemimpinan merupakan upaya seseorang yang mencoba mempengaruhi perilaku seseorang atau prilaku kelompok. Biasanya pemimpin adalah orang yang mampu mempengaruhi, menggerakan, dan mengarahkan bawahannya dalam melakukan aktivitasnya agar tercapainya tujuan lembaga atau organisasi dengan efektif dan efisien. Menurut Vetrizal Rivai (2002) kepemimpinan adalah seni mempengaruhi dan mengarah-kan orang dengan cara kepatuhan, kepercayaan, kehormatan, dan kerjasama yang bersemangat dalam mencapai tujuan bersama
Oleh karena itu dibutuhkan figur pemimpin yang mempunyai jiwa kepemimpinan agar mampu membimbing bawahan-nya dalam melaksanakan tugas organisasi agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan maksimal. Disamping itu, dalam memimpin seseorang mempunyai gaya kepemim-pinan yang berbeda-beda, karena pada dasarnya seni memimpin seseorang tidak mungkin sama antara satu individu dengan individu lainnya.
Gaya kepemimpinan artinya sekumpulan ciri yang digunakan pimpinan untuk mempengaruhi bawahan agar sasaran organisasi dapat tercapai. Sedangkan menurut Vetrizal Rivai (2002) gaya kepemimpinan adalah pola menyeluruh dari tindakan seorang pemimpin baik yang tampak maupun yang tidak tampak oleh bawahannya.
Selain kepemimpinan, hal yang sangat diperlukan dalam suatu organisasi adalah ketenangan dan kenyamanan serta keamanan dalam melaksanakan tugas di lingkungan organisasi. Suatu organisasi akan dapat berjalan dengan baik apabila orang-orang yang berkumpul dalam wadah tersebut dapat melaksanakan tugas dan fungsinya dengan baik. Pelaksanaan tugas dan fungsi tersebut dapat dilaksanakan dengan baik bila ia ditunjang oleh situasi dan kondisi yang terjadi pada organisasi itu sendiri, atau yang sering disebut dengan iklim kerja. Iklim kerja yang kondusif akan menambah semangat dalam bekerja, Siswanto (1987) menjelaskan bahwa iklim kerja yang kurang baik berpengaruh negatif bagi pegawai dan sebaliknya iklim kerja yang positif akan memberikan pengaruh yang baik pula sehingga dapat melancarkan pelaksanaan seluruh program di lembaga tersebut.
Selain itu, komunikasi di dalam perusahaan akan menciptakan suatu iklim kerja. Iklim kerja adalah suasana yang diciptakan dalam suatu organisasi oleh anggota organisasi dengan jalan hubungan antar sesama anggota dengan rasa saling menghargai, mempercayai, dan menghormati untuk menambah semangat dan kreativitas kerja pegawai agar tujuan organisasi dapat tercapai secara maksimal. Wahjosumijo (1999) mengatakan bahwa iklim kerja yang kondusif ditandai dengan suasana kebersamaan, saling kerjasama dan sikap gotong-royong antar anggota organisasi, sehingga organisasi terbebas dari suasana saling men-curigai dan saling memusuhi. Iklim kerja suatu organisasi berbeda dengan organisasi lainnya karena setiap organisasi mempunyai ciri-ciri khusus yang berbeda antara satu organisasi dengan organisasi lainnya.
TINJAUAN KEPUSTAKAAN
Kepemimpinan dalam Organisasi
Kepemimpinan merupakan usaha yang dilakukan untuk mempenga-ruhi anggota kelompok agar mereka dengan sukarela menyumbangkan kemampuannya secara maksimal demi pencapaian tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Selain itu juga mempengaruhi interpretasi mengenai peristiwa-peristiwa para pengikutnya, sehingga tujuan yang hendak dicapai dapat terlaksana dengan maksimal sesuai dengan tujuan yang telah direncanakan. Sementara Wahjosumidjo4 mengatakan bahwa memimpin meru-pakan kemampuan untuk meng-gerakan segala sumber yang ada sehingga dapat didayagunakan secara maksimal untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Kepemimpinan juga dikatakan sebagai proses mengarahkan dan mempengaruhi aktiviitas-aktivitas yang ada hubungannya dengan peker-jaan para anggota kelompok (Rivai, 2002). Sedangkan Nawawi (2000) mengemukakan kepemimpinan adalah kemampuan mendorong sejumlah orang agar bisa bekerjasama dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan yang terarah pada tujuan bersama. Hal ini juga sesuai dengan pendapat Antonius Mintoro (1999) yang melihat kepemimpinan sebagai kemampuan seseorang untuk mempengaruhi orang lain, sehingga orang tersebut mau mengikuti kehendaknya dengan sadar, rela dan sepenuh hati. Unsur-unsur yang mendasari kepemimpinan dari definisi definisi yang dikemukakan di atas, adalah: 1)Kemampuan mempengaruhi orang lain (kelompok/bawahan), 2)Kemampuan mengarahkan atau memotivasi tingkah laku orang lain atau kelompok, 3)Adanya unsur kerja sama untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Selanjutnya, organisasi merupakan wadah yang paling baik untuk mengembangkan segenap potensi yang tersimpan di dalam diri manusia.
Organisasi akan berjalan lancar apabila seseorang selaku pemimpin, penggerak utama untuk kelancaran proses yang ada didalamnya. Tanpa adanya seorang pimpinan dalam sebuah organisasi maka organisasi tidak akan dapat berjalan dengan baik dan maksimal seperti sebagaimana mestinya. Kepemimpinan dalam sebuah organisasi adalah hal yang seharusnya ada dan tidak boleh tidak karena kepemimpinan merupakan faktor strategis, artinya tiada gunanya organisasi tanpa ada pemimpin diibaratkan seperti sayur tanpa garam akan terasa hambar, tidak ada semangat dan gairah untuk mencapai sesuatu yang lebih baik lagi.
Gaya Kepemimpinan.
Gaya kepemimpinan artinya sekumpulan ciri yang digunakan pimpinan untuk mempengaruhi bawahan agar sasaran organisasi dapat tercapai. Sedangkan Rivai (2001) dalam bukunya Kepemimpinan dan Prilaku Organisasi menjelaskan bahwa gaya kepemimpinan adalah pola menyeluruh dari tindakan seseorang pemimpin baik yang tampak maupun yang tidak tampak oleh bawahannya. Gaya kepemimpinan memiliki tiga pola dasar yaitu:1)Mementingkan pelaksanaan tugas. 2)Mementingkan hubungan kerjasama. 3)Mementingkan hasil yang dicapai. Menurut Toha (2003) gaya kepemimpinan merupakan norma perilaku yang menselaraskan persepsi yang akan mempengaruhi orang dan perilakunya menjadi amat penting.
Ibrahim (2003) menyebutkan ada tiga gaya kepemimpinan, yaitu: otokrasi, demokrasi, dan gaya bebas (the laisser faire). Wursanto (2002) menambahkan tipe (gaya) paternalistik, militeristik, dan open leadership. Sementara Tjiptono (2001) melengkapinya dengan gaya kepemimpinan partisipatif yang berorientasi pada tujuan, dan situasional. Di bawah ini akan diuraikan tipe-tipe (gaya-gaya) kepemimpinan tersebut di atas dengan maksud memberikan gambaran yang jelas mengenai persamaan dan perbedaannya, agar tidak terjadi tumpang tindih dalam memahami gaya kepemimpinan disebabkan pengistilahan yang berbeda padahal maksud dan tujuannya sama.
Gaya Kepemimpinan Otokrasi.
Kepemimpinan otokrasi disebut juga kepemimpinan diktator atau direktif. Orang yang menganut pendekatan ini mengambil keputusan tanpa berkon-sultasi dengan para karyawan yang harus melaksanakannya atau karyawan yang dipengaruhi keputusan tersebut. Wursanto (2002) kepemimpinan otokrasi adalah kepemimpinan yang mendasarkan pada suatu kekuasaan atau kekuatan yang melekat pada dirinya. Kepemimpinan otokrasi dapat dilihat dari ciri-cirinya antara lain: (1)mengandalkan kepada kekuatan atau kekuasaan yang melekat pada dirinya, (2)Menganggap dirinya paling berkuasa, (3)Menganggap dirinya paling mengetahui segala persoalan, orang lain dianggap tidak tahu, (4)keputusan-keputusan yang diambil secara sepihak, tidak mengenal kompromi, sehingga ia tidak mau menerima saran dari bawahan, bahkan ia tidak memberi kesempatan kepada bawahan untuk meberikan saran, pendapat atau ide, (5)Keras dalam menghadapi prinsip, (6)Jauh dari bawahan, (7)lebih menyukai bawahan yang bersikap abs (asal bapak senang), (8)perintah-perintah diberikan secara paksa, (9)pengawasan dilakukan secara ketat agar perintah benar-benar dilaksanakan
Gaya Kepemimpinan Demokrasi
Gaya atau tipe kepemimpinan ini dikenal pula dengan istilah kepemimpinan konsultatif atau konsensus. Orang yang menganut pendekatan ini melibatkan para karyawan yang melaksanakan keputusan dalam proses pembuatannya, walaupun yang membuat keputusan akhir adalah pemimpin, setelah menerima masukan dan rekomendasi dari anggotan tim (Tjiptono, 2001). Sedangkan, Indrawijaya (1983) berpendapat bahwa gaya kepemimpinan demokratis pada umumnya berasumsi bahwa pendapat orang banyak lebih baik dari pendapatnya sendiri dan adanya partisipasi akan meninbulkan tanggung jawab bagi pelaksananya. Asumsi lain adalah bahwa partisipasi memberikan kesempatan kepada para anggota untuk mengembangkan diri mereka.
Gaya Kepemimpinan Laissez Faire
Kepemimpinan Laissez Faire (gaya kepemimpinan yang bebas) adalah gaya kepemimpinan yang lebih banyak menekankan pada keputusan kelompok. Dalam gaya ini, seorang pemimpin akan menyerahkan keputusan kepada keinginan kelompok, apa yang baik menurut kelompok itulah yang menjadi keputusan. Pelaksanaannya pun tergantung kepada kemauan kelompok. Pada umumnya tipe Laissez Faire dijalankan oleh pemimpin yang tidak mempunyai keahlian teknis. Tipe Laissez Faire mempunyai ciri-ciri antara lain: (1)Memberikan kebebasan sepenuhnya kepada bawahan untuk melakukan tindakan yang dianggap perlu sesuai dengan bidang tugas masing-masing, (2)Pimpinan tidak ikut berpartisipasi aktif dalam kegiatan kelompok, (3)Semua pekerjaan dan tanggungjawab dilimpahkan kepada bawahan, (4)Tidak mampu melakukan koordinasi dan pengawasan yang baik, (5)Tidak mempunyai wibawa sehingga ia tidak ditakuti apalagi disegani oleh bawahan, (6)Secara praktis pemimpin tidak menjalankan kepemimpinan, ia hanya merupakan simbol belaka (Wursanto, 2002). Menurut hemat penulis tipe Laissez Faire ini bukanlah tipe pemimpin yang sebenarnya, karena ia tidak bisa mempengaruhi dan menggerakkan bawahan, sehingga tujuan organisasi tidak akan tercapai.
Gaya Kepemimpinan Partisipatif
Kepemimpinan partisipatif juga dikenal dengan istilah kepemim-pinan terbuka, bebas atau non-directive. Pemimpin yang menganut pendekatan ini hanya sedikit meme-gang kendali dalam proses pengam-bilan keputusan. Ia hanya sedikit menyajikan informasi mengenai suatu permasalahan dan memberikan kesem-patan kepada anggota tim untuk mengembangkan strategi dan peme-cahannya, ia hanya mengarah-kan tim kearah tercapainya konsensus (Tjiptono, 2001).
Gaya Kepemimpinan Paternalistik
Tipe paternalistik adalah gaya kepe-mimpinan yang bersifat kebapakan. Pemimpin selalu memberikan perlindungan kepada para bawahan dalam batas-batas kewajaran. Ciri-ciri pemimpin penganut paternalistik antara lain: (1)Bertindak sebagai seorang bapak, (2)Memperlakukan bawahan sebagai orang yang belum dewasa, (3)Selalu memberikan perlindungan kepada para bawahan yang kadang-kadang berlebihan, (4)Keputusan ada di tangan pemimpin, bukan karena ingin bertindak secara otoriter, tetapi karena keinginan memberikan kemudahan kepada bawahan. Oleh karena itu para bawahan jarang bahkan sama sekali tidak memberikan saran kapada pimpinan, dan Pimpinan bahkan tidak pernah meminta saran dari bawahan, (5)Pimpinan menganggap dirinya yang paling mengetahui segala macam persoalan (Wursanto, 2002).
Kepemimpinan Berorientasi Pada Tujuan
Gaya kepemimpinan ini juga disebut kepemimpinan berdasarkan hasil atau sasaran. Penganut pendekatan ini meminta bawahan (anggota tim) untuk memusatkan perhatiannya pada tujuan yang ada. Hanya strategi yang dapat menghasilkan kontribusi nyata dan dapat diukur dalam mencapai tujuan organisasilah yang dibahas, faktor lainnya yang tidak berhubungan dengan tujuan organisasi diminimumkan (Tjiptono, 2001).
Gaya Kepemimpinan Militeristik
Kepemimpinan militeristik tidak hanya terdapat di kalangan militer saja, tetapi banyak juga terdapat pada instansi sipil (non-militer). Ciri-ciri kepemimpinan militeristik antara lain: (1)Dalam komunikasi lebih banyak mempergunakan saluran formal, (2)Dalam menggerakkan bawahan dengan sistem komando atau perintah, baik secara lisan ataupun tulisan, (3)Segala sesuatu bersifat formal, (4)Disiplin tinggi, kadang-kadang bersifat kaku, (5)Komunikasi berlangsung satu arah, bawahan tidak diberikan kesempatan untuk memberikan pendapat, (6)Pimpinan menghendaki bawahan patuh terhadap semua perintah yang diberikannya (Wursanto, 2002).
Gaya Kepemimpinan Situasional
Gaya kepemimpinan ini dikenal juga sebagai kepemimpinan tidak tetap (fluid) atau kontingensi. Asumsi yang digunakan dalam gaya ini adalah bahwa tidak ada satu pun gaya kepemimpinan yang tepat bagi setiap manajer dalam segala kondisi. Oleh karena itu gaya kepemimpinan situasional akan menerapkan suatu gaya tertentu berdasarkan pertim-bangan atas faktor-faktor seperti pemimpin, pengikut, dan situasi (dalam arti struktur tugas, peta kekuasaan, dan dinamika kelompok)2 (Tjiptono, 2001).
Iklim Kerja Organisasi
Dalam sebuah organisasi akan dapat berjalan dengan baik apabila orang-orang yang berkumpul dalam sebuah wadah tersebut dapat melaksanakan tugas dan fungsinya masing-masing dengan baik, agar tugas dan fungsinya tersebut dapat berjalan dengan baik tentunya tidak dapat dilepaskan dari situasi dan kondisi yang ada dan terjadi didalam organisasi tersebut. Iklim kerja yang kondusif akan menambah semangat dalam bekerja. Menurut Siswanto (1987) iklim kerja yang kurang baik berpengaruh negatif bagi pegawai dan sebaliknya iklim kerja yang positif akan memberikan pengaruh yang baik pula sehingga dapat melancarkan pelaksanaan seluruh program di lembaga tersebut.
Menurut Wahjosumijo (1999) iklim kerja yang kondusif ditandai dengan suasana kebersamaan, saling ker-jasama dan sikap gotong-royong antar anggota organisasi, sehingga organisasi terbebas dari suasana saling mencurigai dan saling memu-suhi. Sedangkan Gibson (1973) memiliki pendapat lain yang mengatakan bahwa iklim kerja merupakan seperangkat sifat lingkungan kerja yang dirasakan langsung atau tidak langsung oleh pekerja, serta diduga punya pengaruh besar terhadap perilaku mereka dalam pekerjaan yang mereka lakukuan itu.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa Iklim kerja adalah suasana yang diciptakan dalam suatu organisasi oleh anggota organisasi dengan jalan hubungan antar sesama anggota dengan rasa saling menghargai, mempercayai, dan menghormati untuk menambah semangat dan kreativitas kerja pegawai agar tujuan organisasi dapat tercapai secara maksimal.
Iklim kerja organisasi satu berbeda dengan organisasi lainnya. Hal itu disebabkan karena organisasi tersebut memiliki kriteria dan ciri-ciri yang berbeda satu sama lainnya. Setiap organisasi memiliki ciri-ciri khusus serta orang-orang yang bergabung dan berkumpul didalamnya sangat berbeda antara satu organisasi dengan organisasi lainnya sehingga menghasilkan corak, ragam dan budaya yang berbeda pula. Apabila suatu organisasi menciptakan iklim kerja yang kondusif maka diharapkan para karyawan dan pegawai yang bekerja didalam organisasi tersebut bekerja dengan baik dan penuh semangat, memiliki rasa tanggung jawab dan memiliki kebersamaan untuk mencapai keberhasilan tujuan dari organisasi tersebut.
Sangat terlihat jelas dari beberapa kutipan serta pendapat di atas bahwa iklim kerja sangat penting untuk mencapai sasaran kerja yang telah ditetapkan. Hal tersebut memberi keyakinan pada kita bahwa dengan adanya iklim kerja yang baik, harmonis serta rukun di antara orang-orang yang terlibat di dalam organisasi tersebut di samping akan mencapai tujuan yang efektif dan efisien, tetapi juga dapat memperoleh hasil yang maksimal. Dengan kata lain perlu kita memahami bahwa iklim kerja tidak tercipta dengan sendirinya, tetapi juga harus dikondisikan oleh orang-orang yang ada dan terlibat di dalam organisasi tersebut. Untuk itu agar tercipta dengan baik maka pemimpin harus dapat menciptakan dan membina hubungan kerjasama yang harmonis diantara personil yang terlibat supaya terwujud kondisi yang kondusif dan menye-nangkan untuk mencapai tujuan organisasi yang maksimal.
Karena iklim kerja tidak tercipta dengan sendirinya maka perlu diciptakan oleh setiap unsur yang terlibat di dalam organisasi perlu memperhatikan prinsip-prinsip sebagaimana yang dikemukakan oleh Siagian (2000) sebagai berikut: 1)Saling menghargai, 2)Saling menghormati, 3)Saling mendukung, 4)Saling berusaha menempatkan diri pada posisi pihak lain, 5)Melakukan tindakan yang saling menguntungkan.
Agar iklim kerja yang baik dapat terjadi dalam sebuah organisasi maka perlu diperhatikan beberapa faktor sebagaimana yang dikemukakan oleh Gery (1976) bahwa faktor-faktor yang mempengaruhi iklim kerja meliputi: 1)Size (Ukuran), 2)Organizational Stucture (Stuktur Orga-nisasi), 3)System Complexity (Sistem yang kompleks), 4)Leadership Pattern (Pola atau Gaya kepemimpinan), 5)Goal Direction (Tujuan yang baik). Sedangkan Goldhaber (1986) mengemukakan bahwa faktor-faktor yang mempengaruhi iklim kerja adalah: 1)Responsibility, tingkat tanggung jawab yang didelegasikan kepada karyawan, 2)Standards, harapan tentang kualitas suatu pekerjaan, 3)Rewards, meliputi persahabatan yang saling menghargai satu sama lainnya dalam bekerja dan hadiah untuk para karyawan yang berpenampilan baik dalam bekerja dan sanksi bagi bawahan yang mempunyai prestasi jelek dalam melaksanakan pekerjaannya, 4) Friend-liness, semangat tim dan kepercayaan.
Dengan demikian berbagai faktor yang telah dikemukakan untuk pencapaian iklim kerja yang baik begitu banyak sesuai dari sudut pandang ahli yang mengemukakannya termasuk diantaranya gaya kepemimpinan. Hal tersebut perlu diperhatikan dan diterapkan dalam sebuah organisasi di mana sebuah tempat bagi kita untuk melakukan pekerjaan sehingga akhirnya akan memperoleh hasil yang maksimal dan tujuan organisasi yang telah ditetapkan terlaksana dengan baik.
Pengertian Kantor
The Liang Gie (1996:151) mengemukakan bahwa “kantor adalah keseluruhan gedung dengan ruangan-ruangan kerjanya yang menjadi tempat pelaksanaan tata usaha dan kegiatan-kegiatan manajemen maupun berbagai tugas resmi lainnya dari pimpinan organisasi”. Komaruddin (1993:9) mengemukakan “kantor dalam ilmu manajemen berarti keseluruhan ruang yang menjadi tempat melaksanakan kegiatan tata usaha dan kegiatan manajemen atau tugas pimpinan lainnya dalam sebuah organisasi”.
Dari pengertian tersebut, jelaslah kiranya apa yang dimaksud dengan kantor yaitu ruangan sebagai tempat menyelenggarakan kegiatan tata usaha atau tugas pimpinan lainnya dalam sebuah organisasi.
Pengertian Komunikasi
Setelah pengertian kantor, untuk memahami komunikasi kantor perlu dipahami juga apa yang dimaksud dengan komunikasi. Komaruddin (2001:77) menjelaskan sebagai berikut: “komunikasi adalah proses penyampaian pikiran, informasi, peraturan atau instruksi dengan suatu cara tertentu agar penerimanya memahami pesan yang diterimanya”. The Liang Gie (1992:59) mengemukakan bahwa kmunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain. Dalam komunikasi itu sekaligus tercakup penyalinan secara cermat gagasan dari seseorang ke alam pikiran orang lain sehingga tercapai pengertian yang ditentukan atau menimbulkan tindakan-tindakan yang diharapkan. Definisi komunikasi tersebut menekankan bahwa komunikasi merupakan proses penyampaian pikiran, informasi, peraturan atau instruksi agar terjadi suatu pemahaman sehingga memberikan hal tindakan atau umpan balik yang efektif. Untuk kantor, informasi, peraturan atau instruksi dalam bekerja, biasanya dilakukan oleh atasan kepada bawahan mengenai pekerjaan yang harus dilakukan oleh bawahan agar terbina kerja sama yang baik dalam pencapaian tujuan kantor.
Komunikasi yang baik harus menimbulkan efek atau memberi hasil sesuai tujuan yaitu perubahan perilaku kepada komunikan atau setidak-tidaknya orang dapat mengerti, memahami informasi yang disampaikan baik secara langsung tanpa menggunakan media maupun secara tidak langsung dengan menggunakan media.
Setelah mengetahui apa yang dimaksud dengan kantor dan komunikasi, selanjutnya akan dibahas mengenai pengertian “komunikasi kantor”. I.G. Wursanto (1987:25) mengemukakan pengertian komunikasi kantor sebagai berikut: Komunikasi kantor yakni komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor atau ada yang menyebut dengan istilah hubungan kantor (office communication) adalah suatu proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak yang lain (dari seseorang kepada orang lain, dari suatu unit kepada unit lain) yang berlangsung atau yang terjadi dalam suatu kantor.
Berkaitan dengan pengertian komunikasi kantor, The Liang Gie mengemukakan bahwa pada dasarnya komunikasi kantor mengandung arti yang sama dengan komunikasi administrasi.
Berdasarkan pendapat di atas, pengertian komunikasi kantor adalah sebagai berikut: Komunikasi administrasi dapat dipandang sebaik-baiknya sebagai suatu bentuk komunikasi sosial atau komunikasi antar manusia yang di dalamnya ada lima elemen: seorang komunikator (seorang pembicara, pengirim, penyiar) yang menyampaikan (berkata, mengirim, menyiarkan) warta (perintah, laporan, saran) kepada seorang komunikan (pihak yang dikirimi, penjawab, hadirin) untuk mempengaruhi perilaku dari si penerima atau sebagaimana tampak dalam tanggapannya (jawaban, reaksi).
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa komunikasi kantor adalah proses penyampaian informasi, instruksi atau perintah mengenai pekerjaan atau tugas. Penyampaian itu bisa dari seorang pimpinan atau karyawan kepada pimpinan atau karyawan lain dari satu unit kepada unit lain dalam sebuah kantor baik secara langsung tanpa menggunakan media atau secara tidak langsung dengan menggunakan media untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif.
Proses Komunikasi Kantor
Proses komunikasi, menurut Onong Uchjana Effendy (2001:11-16) terbagi menjadi dua tahap, yakni secara primer dan secara sekunder.
a.Proses komunikasi secara primer
Proses komunikasi secara primer adalah proses penyampaian pikiran dan atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang (symbol) sebagai media. Lambang sebagai media primer dalam proses komunikasi adalah bahasa, kial, isyarat, gambar, warna dan lain sebaginya yang secara langsung mampu “menerjemahkan’ pikiran dan atau perasaan komunikator kepada komunikan.
b.Proses komunikasi secara sekunder
Proses komunikasi secara sekunder adalah penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain menggunakan alat atau sarana sebagai media kedua dalam melancarkan komunikasinya karena komunikan sebagai sasarannya berada di tempat relatif jauh atau jumlahnya banyak. Surat, telepon, teleks, surat kabar, majalah, radio, televisi, film dan banyak lagi adalah media kedua yang sering digunakan dalam komunikasi.
Proses komunikasi sering juga dipandang sebagai kerangka model yang menunjukkan suatu rangkaian tahap demi tahap. Sebagaimana yang dikemukakan Arni Muhammad (1995:5) yang dimaksudkan dengan model komunikasi adalah gambaran yang sederhana dari proses komunikasi yang memperlihatkan kaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya. Penyajian model komunikasi dimaksudkan untuk mempermudah memahami proses komunikasi dan melihat komponen dasar yang perlu ada dalam suatu komunikasi. Sedangkan oleh The Liang Gie (1992:66), komunikasi di dalam kantor itu prosesnya dibedakan menjadi dua macam, yaitu:
1.Hubungan tegak (vertikal) ialah proses penyampaian suatu warta dari pihak pimpinan kepada para karyawan (vertikal ke bawah) maupun dari pihak bawahan kepada pimpinan (vertikal ke atas).
2.Hubungan datar (horizontal) adalah hubungan diantara para pejabat atau satuan pada tingkat jenjang organisasi yang kurang lebih sederajat.
Bentuk Komunikasi Kantor
Komunikasi yang berlangsung dalam kantor berupa komunikasi intern dan komunikasi ekstern. Komunikasi intern adalah semua pesan yang dikirm dan diterima di dalam suatu organisasi baik yang formal maupun informal (Slamet Soesanto, 2001:84). Sedangkan menurut L.G. Wursanto (1987:41) komunikasi intern yaitu “komunikasi yang berlangsung di dalam organisasi. Komunikasi ini hanya berlangsung di dalam lingkungan itu sendiri”. Pada komunikasi intern kita dapat menemukan tiga dimensi yaitu:
a.Komunikasi vertikal
Komunikasi vertikal yakni komuniksi dari atas ke bawah (down ward communication) dan dari bawah ke atas (upward communication), adalah komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal balik (two way traffic communication). (Onong Uchjana Effendy, 2001:123).
Komunikasi ke atas maksudnya komunikasi bawahan ke atasan, komunikasi ini terjadi dari hierarki wewenang rendah ke hierarki wewenang lebih tinggi. Sebaliknya komunikasi ke bawahan adalah dari wewenang tinggi ke hierarki wewenang lebih rendah. Sehubungan dengan hal tersebut, Arni Muhammad (1995:108) berpendapat bahwa: Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari atasan atau para pimpinan kepada bawahannya. Kebanyakan komunikasi ke bawah digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang berkenaan dengan tugas-tugas dan pemeliharaan pesan tersebut biasanya berhubungan dengan pengarahan tujuan, disiplin, perintah, pertanyaan dan kebijaksanaan umum.
Selanjutnya Arni Muhammad (1995:116) juga mengatakan bahwa: Yang dimaksud dengan komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawahan kepada atasan atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi. Tujuan dari komunikasi ini adalah pemberian balikan, memberikan saran dan mengajukan pertanyaan. Komunikasi ke atas mempunyai beberapa fungsi menurut Pace (dalam Arni Muhammad, 1995:117) adalah sebagai berikut:
1. Dengan adanya komunikasi ke atas supervisor dapat mengetahui kapan bawahannya siap untuk diberi informasi dari mereka dan bagaimana baiknya mereka menerima apa yang disampaikan karyawan.
2. Arus komunikasi ke atas memberikan informasi yang berharga bagi pembuatan keputusan.
3. Komunikasi ke atas memperkuat operasi dan loyalitas karyawan terhadap organisasi dengan jalan memberikan kesempatan untuk menanyakan pertanyaan, mengajukan ide-ide, saran-saran tentang jalannya organisasi.
4. Komunikasi ke atas memperbolehkan, bahkan mendorong dasas desus muncul dan membiarkan supervisor mengetahuinya.
5. Komunikasi ke atas menjadikan supervisor dapat menentukan apakah bawahan menangkap arti seperti yang dia maksudkan dari arus informasi yang ke bawah.
6. Komunikasi ke atas membantu karyawan mengatasi masalah-masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dalam tugas-tugas organisasi.
Dari pernyataan di atas dapat disimak bahwa dalam komunikasi vertikal yang menjadi komunikator bisa pimpinan atau bawahan, juga yang menjadi komunikan bisa pimpinan atau bawahan tergantung dari kepentingannya masing-masing. Komunikasi dari atas ke bawah yaitu pimpinan sebagai komunikator dan bawahan sebagai komunikan dengan maksud untuk memberikan pengertian atau wewenang kepada bawahan untuk melakukan suatu pekerjaan yang harus dilaksanakan dalam kedudukannya sebagai anggota organisasi. Komunikasi tersebut biasanya dilakukan dalam bentuk: Pemberian perintah, instruksi dan petunjuk, Informasi atau pengarahan, Ceramah, Teguran, penjelasan.
Sebaliknya komunikasi vertikal dari bawahan ke atasan, bawahan bertindak sebagai komunikator sedangkan pimpinan bertindak sebagai komunikan, dengan maksud untuk memberikan bahan-bahan atau keterangan yang diperlukan oleh pimpinan, juga sebagai saluran bagi penyampaian pikiran-pikiran atau perasaan-perasaan para karyawan, maka realisasi dari bentuk komunikasi ini antara lain: Laporan, Usulan-usulan, Saran-saran, Keluhan-keluhan, Gagasan dan pendapat.
Dari uraian-uraian di atas, jelaslah bahwa dalam suatu organisasi komunikasi dua arah secara timbal balik sangat penting sekali demi terciptanya kerjasama dan kesatuan langkah dalam mencapai tujuan.
b.Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal adalah komunikasi secara mendatar, biasanya komunikasi ini dilakukan oleh antar anggota staf, sesama karyawan dan sebagainya. Komunikasi horizontal pada umumnya bersifat pemberian informasi antara pimpinan satuan unit yang berhubungan dengan pelaksanaan kebijaksanaan pimpinan sehingga tidak mengandung unsur perintah. Dengan demikian komunikasi horizontal perlu bagi pelaksanaan koordinasi.
Onong Uchjana Effendy mengemukakan bahwa: Komunikasi horizontal ialah komunikasi secara mendatar, antara anggota staf, karyawan sesama karyawan dan sebagainya. Berbeda dengan komunikasi vertikal yang sifatnya lebih formal, komunikasi horizontal seringkali berlangsung tidak formal. Mereka berkomunikasi satu sama lain bukan pada waktu mereka sedang bekerja, melainkan pada saat istirahat, sedang rekreasi, atau pada waktu pulang kerja (2001:124).
Jika tadi kita ketahui komunikasi vertikal lebih bersifat formal maka komunikasi ini sifatnya lebih cenderung nonformal. Komunikasi ini sering terjadi di luar waktu kerja, disela-sela waktu istirahat, rekreasi, dan setelah tugas pekerjaan.
Komunikasi horizontal atau ke samping mempunyai peranan penting untuk mengkoordinasikan kegiatan, dapat membantu interaksi dalam pelaksanaan tugas pekerjaan, sehingga suasana menjadi lebih akrab dan tidak formal. Komunikasi horizontal dapat dilakukan dengan berbagai cara:
Secara langsung, dilakukan dengan cara: Rapat pimpinan, rapat dinas, Rapat kerja, musyawarah kerja sedangkan, secara tidak langsung, dengan cara: Lisan, misalnya melalui telepon. Tertulis, misalnya menggunakan memo, nota dan surat kabar (I.G. Wursanto, 1987:53)
Bentuk realisasi dari komunikasi ini berupa antara lain: Penyampaian informasi, Surat tembusan, Rapat koordinasi, Komunikasi ini menimbulkan rasa kebersamaan dan mengurangi konflik-konflik yang mungkin timbul, dan menunjang terciptanya koordinasi yang baik antar karyawan.
c. Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal menurut Onong Uchjana Effendy (2001:125) disebut juga komunikasi silang (cross communication) adalah komunikasi antara pimpinan seksi dengan karyawan seksi lain. Kemudian I.G. Wursanto menyatakan bahwa: Komunikasi diagonal adalah komunikasi yang berlangsung antara karyawan pada tingkat kedudukan yang berbeda pada tugas atau fungsi yang berbeda dan tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lain (1987:53).
Komunikasi diagonal sama pentingnya dengan pelaksanaan arah komunikasi lainnya meskipun berbeda tingkatan dan kewenangannya namun melalui komunikasi ini masing-masing pihak akan memperoleh informasi yang bermanfaat bagi pelaksanaan kerja.
Sedangkan komunikasi eksternal yaitu: “komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi” (Onong Uchjana Effendy, 2001:128). Lain halnya dengan pendapat Komaruddin Sastradipoera (2001:84) bahwa “komunikasi ektern merupakan komunikasi akibat langsung dari konsep bahwa entitas manajemen adalah suatu sistem terbuka. Sistem manajemen semakin terbuka dengan semakin besarnya peranan fungsi marketing”.
Pada instansi-instansi pemerintah seperti departemen, perusahaan-perusahaan besar yang disebabkan luasnya ruang lingkup komunikasi, maka komunikasi eksternal ini sering digunakan.
Komunikasi eksternal terdiri dari dua jalur secara timbal balik, yakni komunikasi dari organisasi kepada khalayak, dan dari khalayak kepada organisasi:
a. Komunikasi dari organisasi kepada khalayak
Komunikasi dari organisasi kepada khalayak pada umumnya bersifat informatif, yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa ada keterlibatan setidak-tidaknya ada hubungan batin. Komunikasi dari organisasi kepada khalayak dapat melalui seperti: Majalah organisasi, Press release, Artikel surat kabar dan majalah, Pidato radio, Film documenter, Brosur, Leaflet, Poster, Konprensi pers (Onong Uchjana Effendy, 2001:129)
Dengan demikian, jelaslah bahwa media massa memiliki peranan penting dalam menyebarkan informasi, karena melalui media massa, informasi dapat diterima secara serempak.
b. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi
Komunikasi dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi. Jika informasi yang disebarkan kepada khalayak menimbulkan efek yang sifatnya kontroversial (menyebabkan adanya pro dan kontra di kalangan khalayak), maka ini disebut opini publik (public opinion). Opini publik ini sering sekali merugikan organisasi. Karenanya harus diusahakan agar segera dapat diatasi dalam arti kata tidak menimbulkan permasalahan-permasalahan negatif, baik bagi organisasi maupun khalayak
HUBUNGAN ANTAR VARIABEL
KESIMPULAN
Telah kita ketahui bahwa komunikasi kantor termasuk komunikasi vertical dan horizontal, dimana komunikasi ini dalam waktu yang lama akan menciptakan iklim kerja di organisasi tersebut. Banyak faktor yang dapat mempengaruhi iklim kerja, salah satunya adalah gaya kepemimpinan dari seorang pemimpin. Gaya yang otoriter akan cenderung menciptakan komunikasi pasif dari bawahan ke atasan, namun aktif dari atasan ke bawahan, maka iklim kerja yang akan tercipta adalah pasif. Sedangkan, gaya yang demokratis cenderung menciptakan iklim kerja yang aktif, karena komunikasi dari bawahan ke atasan cenderung aktif. Bawahan memiliki kesempatan memberikan pendapat, dan kritik sebagai penyeimbang keputusan pemimpin.
Maka dari itu, dapat disimpulkan bahwa gaya kepemimpinan sesorang di perusahaan sangat berpengaruh kepada bagaimana perusahaan tersebut beroperasi, termasuk bagaimana karyawannya bekerja.
DAFTAR PUSTAKA
Adam Indrajaya Ibrahim.1983. Perilaku Organisasi. Sinar Baru: Bandung. Akadun. 2007. Administrasi Perusahaan Negara. Bandung: Alfabeta
Antonius Mintoro.1999. Kepemimpinan dan Organisasi. Jakarta : STIA LAN.
Asep Kartiwa dan Sawitri Budi Utami. 2004. Usaha-Usaha Milik Negara dan Daerah. Jakarta: Universitas Terbuka.
Desler, Gery. 1976. Organization Theory. Prentice Hall.
Gibson, J L., Invancevich, J M donelly, J H. 1973. Organisasi dan manajemen. Penerjemah H. Sulistyoso. Jakarta: Erlangga
Goldhaber, Geral M. 1986. Organization communication. IOWA: Win Brown.
Komaruddin, 1993, Manajemen Kantor Teori dan Praktek, Bandung: Trigenda Karya
Komaruddin, 2001, Asas-asas Manajemen Perkantoran, Bandung: Kappa Sigma
Miftah Thoha. 2003. Kepemimpinan Dalam Manajemen. Jakarta: Raja Grafindo
Persada.
Mills, Geoffrey, dan Standingford, Oliver, 1991, Manajemen Perkantoran Modern, Jakarta: Binarupa Aksara
Nawawi Hadari. 2000. Kepemimpinan yang Efektif. Yogyakarta: UGM University
Pandi Tjiptono dan Anastasia Diana. 2001. Total Quality Management. Yogyakarta: Andi.
Siswanto. 1987. Manajemen Modern, Konsep dan Aplikasinya. Bandung: Sinar Baru.
Soesanto, Slamet, 2001, Administrasi Kantor Manajemen dan Aplikasi, Jakarta: Djambatan
Sondang P Siagian. 2000. Teori Pengembangan Organisasi. Jakarta: Bumi Aksara
The Liang Gie, 1992, Administrasi Perkantoran Modern¸Yogyakarta: Liberty
Wursanto, I.G., 1987, Etika Komunikasi Kantor, Yogyakarta; Kanisius
Plagiarism Checker X Originality Report
Similarity Found: 6%
Date: Monday, June 12, 2017
Statistics: 266 words Plagiarized / 4425 Total words
Remarks: Low Plagiarism Detected - Your Document needs Optional Improvement.
